La crescita continua di Rawfish, grazie alla capacità di un team composto da figure senior e junior, entusiasti e pronti ad affrontare progetti digitali sempre più sfidanti per importanti realtà italiane ed estere, ha contestualmente visto alzare l’asticella anche della complessità nella gestione dei progetti stessi.
Il percorso di ottimizzazione dei processi interni e verso i Clienti, ha previsto la riorganizzazione delle figure di Project Management, orientando il team composto da figure ibride in un team costituito da figure verticali.
Il primo Project Manager ufficiale si è unito a noi nel 2020, principalmente per l’organizzazione dei progetti durante il periodo di lockdown con tutti i team operativi da remoto. Facciamo un passo indietro. Inizialmente, nelle offerte ai clienti, la figura di PM veniva inserita con formula forfettaria calcolando un valore fisso percentuale sul totale delle ore uomo stimate. Il ruolo era ricoperto da un membro del team coinvolto nel progetto, senza una specifica formazione.
Perché dunque ci siamo decisi a creare un PM department verticale, quando avevamo già comunque delle figure ibride (Designer/PM o Developer/PM) per svolgere questa funzione? In fondo è un problema che si pongono tutte le aziende, quello di ridurre la struttura e le spese al minimo indispensabile. In un certo senso, si potrebbe pensare al PMO come una specie di commissione regolatrice, con il compito di gestire i progetti secondo standard ben precisi e metodologie di provata efficacia.
All’inizio abbiamo anche noi avuto i nostri dubbi nell’intraprendere questo percorso, ma con il passare del tempo abbiamo capito di aver fatto la scelta migliore. Un team dedicato di project manager ripaga gli sforzi (migliore organizzazione interna del team e relativa migliore comunicazione con il cliente e gestione del workflow quotidiano) e gli investimenti necessari per strutturarlo e farlo crescere. Per questo lo consigliamo a ogni azienda strutturata.
Un project manager diminuisce il carico di lavoro dei propri colleghi
rispetto a figure ibride, che devono dividere e organizzare il loro tempo sia su task operativi (sviluppo, design) e organizzativi (call, meeting…). Soprattutto in un’azienda ben avviata, togliere tempo alle attività produttive per dedicarsi ad un’attività parallela come il project management può causare rallentamenti nella gestione quotidiana del progetto. Avere un team di project manager permette di ottimizzare la gestione del progetto a 360°.
Si può affidare un prodotto a una singola persona
Invece di affidare un progetto di grande importanza a una figura ibrida, che non può avere la possibilità di dedicargli il giusto tempo, si decide di impiegare una singola con focus verticale. Questo aumenta l’efficienza del flow di progetto e la qualità nella gestione del cliente, dedicandogli un interlocutore unico che segua verticalmente il progetto.
Di conseguenza, il project manager diventa la persona preferenziale a cui lo stakeholder può fare riferimento
Inutile negarlo, anche la componente umana ha il suo perché, anche in ambiti rigidamente professionali. L’interfacciarsi con i clienti e gli stakeholders in maniera più stretta e diretta può migliorare di molto la comunicazione di progetto, con l’ovvia ricaduta sull’efficienza dello stesso.
Si applica un metodo standard all’intero procedimento
Come si dice, troppi medici uccidono il paziente. Allo stesso modo, troppe persone che dedicano solo poco tempo alla gestione di progetto non possono apportare una metodologia coerente per la sua gestione, creando spesso solo confusione e problemi. Una singola persona competente può decidere invece il metodo migliore per guidare il progetto, secondo metodologie ed esperienza, evitando così caos nella gestione. Un ottimo esempio: a Rawfish abbiamo adottato Jira come piattaforma standard per l’organizzazione e per la supervisione dei progetti, con notevoli vantaggi in tutte le aree.
Un PMO aumenta l’efficienza del progetto
Ci troviamo nella situazione in cui il PMO raccoglie in sè tutte le funzioni di project managing. Tenendo sotto controllo l’intero processo è in grado di intervenire puntualmente per risolvere le criticità che possano sorgere di volta in volta. Può monitorare lo stato d’avanzamento del progetto, e le dipendenze che influiscono sulle differenti parti che lo compongono. Avere una visione d’insieme gli permetterà di essere più efficiente nel risolvere problemi e correggere in corso d’opera gli eventuali errori commessi. La creazione di un database di best practice e feedback dai precedenti progetti consentirà di non reiterare facili errori commessi precedentemente.
I nostri project manager si sono qualificati seguendo un corso dell’ISIPM, l’istituto italiano del project management. Il percorso consiste in due differenti corsi, base e avanzato, tramite i quali i nostri PM hanno potuto confrontarsi sulle tematiche poste dal mainframe PMBOK e vedere quali fossero i margini di correzione e miglioramento. Particolare importanza ha avuto il corso avanzato, con focus sull’applicazione pratica del metodo acquisito.
I vantaggi derivanti dai corsi sono visibili per esempio nella fase di stima del progetto. Ora vengono comparate le stime non di un unico Responsabile Senior, ma di differenti Responsabili di progetto, potendo quindi raffrontare diversi outcome e di conseguenza operare scelte più ponderate.
Foto di Jo Szczepanska, Eden Constantino, Octavian Dan da Unsplash